1. Tempo é dinheiro, logo defina sempre um horário para início e um
para término. Tenha foco, não deixe a conversa “girando no vazio”.
2. Planeje, defina um tempo para cada assunto que será discutido e um
tempo para as perguntas.
3. Capriche no visual e nas informações. Quando for fazer
apresentações procure usar um visual agradável e diagramas. Lembre-se que
imagens dizem mais do que palavras e as pessoas devem prestar atenção no que
você está falando e não no mundo de textos que você colocará nos slides. Da
mesma forma, nas discussões e negociações prepare-se antes e vá com um bom
material de apoio.
4. Para tornar uma reunião ou apresentação mais produtiva envie um
material prévio aos envolvidos e estude o assunto e material.
5. Procure manter as reuniões em um período de uma hora. Para isto,
seja objetivo.
6. Se surgiu um determinado assunto que nada tem a ver com o objetivo
da reunião, interrompa-o e volte ao tema previsto inicialmente.
7. Seja um bom ouvinte e não um chato interrompendo toda hora. Espere
o interlocutor terminar e na sequência faça suas perguntas.
8. Indicadores são importantes, procure alinhar as conversas,
apresentações e discussões à indicadores. Além de prover estes indicadores,
procure obtê-los quando estiver do outro lado.
9. Quando de discussões relacionadas à ações procure sempre definir
pelo menos: O que será feito, quem será o responsável, quando será entregue e
qual o custo envolvido. Questionar-se também sobre “porquê fazer isto” ajudará
a decidir melhor sobre quais ações executar.
10. Defina tempo até para as questões. Cinco minutos é suficiente para
95% das questões, então procure se limitar à não mais que este tempo.
11. Documente o que foi discutido na conversa e envie para
conhecimento (e alinhamento) aos envolvidos
Fonte: Blog CMMI
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